En esta columna, Aldo Barreto —Founding Partner & Co-CEO de Unilink— reflexiona sobre el impacto silencioso que generan las excepciones en los procesos de abastecimiento minero, y cómo estas situaciones pueden definir la continuidad operacional más que el flujo planificado. 

Con más de 13 años liderando Unilink y una trayectoria previa de 11 años en SAP Ariba y Quadrem, Aldo aporta una mirada experta sobre los límites naturales de la planificación, el peso operativo del tail spend y la necesidad de gestionar las compras urgentes de forma sistemática y estratégica.

El abastecimiento estructurado y su punto débil 

En las operaciones mineras, la mayor parte del abastecimiento funciona dentro de un flujo estructurado. Contratos marco, inventarios definidos y reposición planificada permiten cubrir la mayor parte de los requerimientos operacionales con niveles adecuados de servicio. 

Sin embargo, la experiencia en terreno muestra que el riesgo no está en ese flujo normal. El riesgo aparece cuando ocurre una excepción. 

Las excepciones en abastecimiento pueden originarse por múltiples causas: 

• El material no está disponible en bodega 

• El consumo fue mayor al previsto 

• Se produce una falla no planificada 

• El proveedor habitual no tiene disponibilidad 

• El lead time real supera el planificado 

• El requerimiento no estaba considerado en el plan de reposición 

Independiente del origen, el efecto es el mismo: el requerimiento debe resolverse fuera del flujo habitual, bajo condiciones de mayor urgencia e incertidumbre. 

Un segmento pequeño en gasto, pero intensivo en gestión 

Desde el punto de vista presupuestario, este tipo de compras representa una fracción limitada del gasto total. 

Estudios de McKinsey y Boston Consulting Group muestran que el denominado tail spend suele representar entre un 10% y un 20% del gasto, pero puede concentrar hasta 80% de las transacciones operativas. 

Esto significa que, aunque su impacto financiero es acotado, este segmento genera una carga operativa significativa para los equipos de abastecimiento. 

Cuando un requerimiento sale del flujo normal, el proceso cambia: 

• Búsqueda manual de proveedores 

• Solicitudes urgentes de cotización 

• Evaluación rápida de alternativas 
• Seguimiento intensivo hasta el cierre 

Este tipo de situaciones concentra: 

• Alta presión sobre los equipos 

• Mayor tiempo de ciclo 

• Menor visibilidad del mercado disponible 

Y, en casos críticos, riesgo para la continuidad operacional.

En un contexto de alta utilización de activos y precios favorables de los metales, el costo de una detención puede superar ampliamente el valor del material requerido. 

Incluso en organizaciones maduras y altamente estructuradas, las excepciones forman parte de la operación diaria. 

Porque en minería: 

• La operación real siempre se desvía del plan 

• Las condiciones del mercado cambian 

• Los tiempos de reposición no son completamente predecibles 

Por eso, más allá de los contratos y la planificación, la continuidad operacional depende también de la capacidad de respuesta cuando el flujo normal no alcanza. 

Mirando hacia adelante 

Si las excepciones son inevitables, el desafío no es eliminarlas. 

El desafío es gestionarlas de manera sistemática, con visibilidad de mercado, alternativas disponibles y tiempos de respuesta compatibles con la operación. 

Porque en minería, el desempeño del abastecimiento no se define solo por lo que funciona según lo planificado. 

Muchas veces, se define por la rapidez y efectividad con que se resuelven las excepciones. 

Referencias 

• McKinsey & Company. Long tail, big savings: Digital unlocks hidden value in procurement 

• Boston Consulting Group. Taming Tail Spend.