En esta columna, Aldo Barreto —Founding Partner & Co-CEO de Unilink— reflexiona sobre por qué gestionar el abastecimiento spot como un flujo permanente requiere más que esfuerzo operativo: requiere infraestructura que permita escalar visibilidad, trazabilidad y acceso al mercado.

Con más de 13 años liderando Unilink y una trayectoria previa de 11 años en SAP Ariba y Quadrem, Aldo aporta una mirada experta sobre los límites del modelo tradicional basado en gestión manual, y sobre cómo construir capacidad estructural para responder a las excepciones de forma sistemática.

Del diagnóstico a la pregunta clave

En el post anterior vimos que el principal desafío del abastecimiento no planificado no es el monto de las compras, sino la falta de visibilidad y control sobre un flujo que ocurre todos los días.

La pregunta que surge entonces es práctica: ¿Cómo se gestiona este flujo de manera sistemática y no caso a caso?

En muchas operaciones, las compras spot se gestionan mediante:

• Correos y solicitudes manuales

• Búsqueda directa de proveedores

• Contactos históricos o conocidos

• Cotizaciones por fuera de los sistemas principales

• Seguimiento individual hasta el cierre

Este modelo funciona cuando el volumen es bajo.

Pero a medida que el flujo crece, aparecen sus límites:

• Dependencia de la experiencia individual del comprador

• Variabilidad en tiempos de respuesta

• Acceso limitado al mercado disponible

• Dificultad para comparar alternativas

• Información dispersa y difícil de consolidar

El resultado es un proceso que resuelve la urgencia, pero que no escala.

Cuando el problema deja de ser operativo

A cierto nivel de volumen y complejidad, el abastecimiento spot deja de ser solo una tarea operativa.

Se convierte en un problema de capacidad:

• Capacidad de acceder rápidamente al mercado

• Capacidad de gestionar múltiples cotizaciones en paralelo

• Capacidad de mantener trazabilidad del proceso

• Capacidad de consolidar información para la gestión

En ese punto, el desempeño ya no depende solo del equipo.

Depende de la infraestructura disponible.

Gestionar el flujo de manera eficiente requiere tres elementos que trabajen juntos:

1. Acceso estructurado al mercado: una red activa de proveedores, disponibles y acostumbrados a responder en tiempos operacionales.
2. Un entorno único de gestión: donde las solicitudes, cotizaciones, comparaciones y adjudicaciones queden registradas y trazables.
3. Información acumulada en el tiempo: para identificar proveedores confiables, tiempos de respuesta, niveles de competencia y comportamiento de precios.

Sin estos tres elementos, cada compra vuelve a empezar desde cero.

Con ellos, el flujo se vuelve progresivamente más eficiente.

De resolver urgencias a construir capacidad

Las excepciones siempre existirán en operaciones complejas.

La diferencia no está en eliminarlas.

Está en la capacidad de gestionarlas de manera consistente, rápida y con información acumulada.

Cuando el abastecimiento spot cuenta con infraestructura adecuada:

• El acceso al mercado es más amplio

• Los tiempos de respuesta se reducen

• La competencia entre proveedores aumenta

• La trazabilidad mejora

• Y el proceso deja de depender exclusivamente del esfuerzo manual del equipo

En muchas organizaciones, el abastecimiento spot sigue siendo visto como un proceso menor.

Pero cuando se gestiona como un flujo estructurado, deja de ser una excepción operativa.

Se transforma en una capacidad operativa permanente.

Y esa capacidad, en operaciones mineras complejas, puede marcar una diferencia relevante en la continuidad y eficiencia del abastecimiento.